Bevidst kommunikation

Du har kun én chance til at give et godt førstehåndsindtryk

Forskning tyder på, at vi i mødet med nye mennesker bruger mellem 7 og 20 sekunder på at danne os et førstehåndsindtryk. Det tager omkring lige så lang tid at spise et jordbær, som det tager os at vurdere hvorvidt en fremmede person er troværdig, kompetent, venlig mv. Til gengæld er det langt sværere at ændre et dårligt førstehåndsindtryk, og derfor bør du komme godt fra start.

Vær parat fra det øjeblik du træder ind på adressen: SMV’ernes kontorlokaler er typisk meget små, og ofte går hoveddøren direkte ind i hovedkontoret uden nogen reception eller anden formel entré. Samtidigt er der få personer på arbejdspladsen, og du kan derfor godt forvente at de ansatte har hørt, at chefen skal mødes med en interesseret. Derfor skal du tænke på din fremtoning og attitude fra det øjeblik du står på adressen.

Respekter ejerlederen: Duk op til tiden og anerkend at ejerlederen har fundet tid til at mødes med dig. Hold small-talken til et minimum, men brug den til skabe en psykologisk tryghed for dig og ejerlederen. Vis interesse for virksomheden og ros den, når du fortæller hvorfor du har taget fat i virksomheden.

Samtalehjulet

Samtalehjulet giver dig mulighed for at anskue samtaler i forskellige faser, der hver for sig har forskellige formål. Med strategi og bevist kommunikation, kan du styre en samtale lige hvorhen du vil. Jo mere bevidst du kan håndtere en samtale, des større udbytte af samtalen vil du opleve. Derfor er det vigtigt, at du kan overskue en samtales faser, så du kan håndtere de enkelte faser strategisk, stille de rette spørgsmål og nå dine mål med samtalen.

Før vi går videre med at beskrive de enkelte faser i samtalehjulet er det også nyttigt for dig at kende til kommunikationsstile. Vi tager afsæt i otte kommunikationsstile, som du kan benytte i hver af de fire samtalefaser til at målrette det udbytte, du vil have ud af samtalen.

Hold musen over billedet for at se eksempler. 

Fase 1: Skab kontakten

Indledningsvist skal du skabe en tryg og tillidsfuld kontakt. Det vil typisk være dér, hvor I hilser på hinanden og følges ad hen til samtalens fysiske placering eller venter på kaffemaskinen. Det er en god anledning til at vise villighed til samarbejde og interesse for virksomheden.

Det er sikkert dig, der har efterspurgt samtalen, og når I får sat jer ned er det derfor også dig, der skal rammesætte samtalen og skabe en klar rollefordeling og forventningsafstemning.

Anbefalede kommunikationsstile: Tilknyttende og strukturerende

Fase 2: Find den brændende platform

Omdrejningspunktet for samtalen og det videre forløb er at finde frem til virksomhedens brændende platforme. Din opgave er at spørge nysgerrigt og kvalificeret ind til virksomhedens behov og udvikling. Start med nogle indledende og ufarlige spørgsmål og giv ejerlederen mulighed for at svare fyldestgørende. Lyt grundigt efter om der kan være en evt. implicit efterspørgsel på arbejdskraft, når ejerlederen fortæller om virksomhedens muligheder og udfordringer. Du kan evt. tage udgangspunkt i denne spørgeguide.

Jobmagerens spørgeguide

I løbet af dialogen skal du foruden at afdække de brændende platforme også præsentere dine mulige løsningsforslag og vise hvordan du kan udvikle dem.

Anbefalede kommunikationsstile: Problemløsende og udviklende

Fase 3: Vis initiativ og beslut indsatsen

I beslutningsfasen skal du øge ejerlederens indsigt og forståelse for sammenhænge ved at dele din viden og er faringer. Du skaber et klart overblik og en retning hos ejerlederen og prioriterer sammen med ejerlederen mulighederne. Ansku dig selv som en konsulent, der byder ind på en opgave.

Anbefalede kommunikationsstile: Rådgivende og inddragende

Fase 4: Aftale det videre forløb

I den sidste fase skal du afslutte samtalen og aftale det videre forløb. Det kan være, at du skal sikre dig, at den indsats, I har aftalt i beslutningsfasen, bliver realiseret og at du bliver en aktiv del heri. Herved markerer du dig selv som handlingsorienteret og proaktiv. Vis din entusiasme og skab håb hos ejerlederen ved at inspirere og fortælle om din (små) visioner for virksomhedernes udvikling.

Det kan også være, at I i stedet skal tale om hvorvidt ejerlederen måtte kende andre relevante virksomheder, som du kan tage kontakt til. Fortæl om din karrierevisioner og at du er åben for forskellige virksomheder og brancher.

At lytte aktivt

Når du lykkedes med at få stillet de rigtige spørgsmål, der belyser de brændende platforme, vil du typisk opleve, at ejerlederen passioneret fortæller om virksomhedens mange udfordringer og dermed også giver dig en chance, for at byde ind med netop dine kompetencer. Selv om du sikkert har mange input og idéer er opgaven dog først og fremmest at lytte aktivt og bruge dette som udgangspunkt for den videre samtale. Her er det essentielt, at du viser ejerlederen at vedkommende har din fulde opmærksomhed – tænker over hvad du kommunikerer og overvej dette.

Hjælp ejerlederen med opsummeringer. Nogle gange kan det være svært for taleren at være helt tydelig i formuleringen af en pointe. Demonstrer at du har forstået og omsat problemet ved at opsummere talerens pointe med dine egne ord.

Lyt efter konkrete efterspørgsler. Hvis ejerlederen beklager sig over en særlig udfordring eller omstændighed, er det din opgave at oversætte dette til en konkret opgave, der kan gøre noget ved omstændigheden.